Tiệc tất niên là một trong những sự kiện không thể thiếu của doanh nghiệp. Sau đây, Toàn Phát Travel chia sẻ cùng doanh nghiệp những việc cần phải biết khi muốn tổ chức một buổi tiệc tất niên hoàn hảo.

1. Xác định mục đích:

Mục đích tổ chức là điều đầu tiên cần xác định khi lập kế hoạch tổ chức tiệc, khi xác định đúng mục đích, bạn sẽ xây dựng được kịch bản và nội dung chương trình hiệu quả.

2. Lên danh sách khách mời tham dự:

Khách mời trong bữa tiệc cuối năm thường là toàn thể nhân viên trong công ty, các khách hàng và đối tác. Cần xác định số lượng người tham dự để lựa chọn địa điểm và tính toán chi phí hợp lý.

3. Lên ý tưởng chương trình:

Mục đích của tiệc cuối năm thường là dịp để nhân viên ban giám đốc giao lưu với nhau, là dịp để khen thưởng, động viên khích lệ tinh thần nhân viên hoặc quảng bá hình ảnh công ty đến đối tác khách hàng. Tùy vào từng mục đích mà sẽ lên ý tưởng phù hợp cho bữa tiệc.

Để có được một bữa tiệc cuối năm vừa đầy đủ nội dung nhưng phải vừa sôi nổi thú vị thì nội dung không nên chỉ xoay quanh việc khen thưởng, phát quà hay dùng bữa tối mà thay vào đó nên lòng ghép vào các hoạt động như các trò chơi, các tiết mục văn nghệ để cho nhân viên, khách mời các đối tác giao lưu với nhau.

4. Sắp xếp kế hoạch:

Công việc tiếp theo sau khi lên ý tưởng đó chính là sắp xếp các kế hoạch như thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức, thực đơn, nội dung chương trình…

5. Dự trù ngân sách:

Tùy theo quy mô từng sự kiện cũng như lượng khách mời mà lượng ngân sách cũng khác nhau. Những chi phí thông thường bao gồm

+ Chi phí thuê địa điểm tổ chức

+ Chi phí trang trí không gian sân khấu, bàn ghế

+ Chi phí thuê thiết bị âm thanh ánh sáng máy chiểu

+ Chi phí in ấn Banner, Bacdrop, thiệp mời

+ Chi phí thuê quay phim, chụp hình

+ Chi phí thuê quần áo, đạo cụ trò chơi, qàu tặng

+ Chi phí thuê nhân sự( PG, PB, MC, Ca sĩ, vũ đoàn ..,)

+ Chi phí đi lại vận chuyển

+ Chi phí đồ ăn, thức uống

+ Những chi phí phát sinh khác

6. Tìm địa điểm tổ chức:

Cũng tùy thuộc vào kinh phí cũng như số lượng tham dự mà lựa chọn địa điểm cho phù hợp. Địa điểm tổ chức có thê là nhà hàng, trung tâm hội nghị, các khu resort, khu du lịch hay bãi biễn…

Nên lựa chọn những địa điểm tổ chức gần công ty để thuận tiện cho việc di chuyển hơn.

7. Xây dựng chương trình:

+ Viết kịch bản tổ chức chương trình: Kịch bản chương trình là yếu tố quan trọng nhất, nội dung có độc đáo hay không, chương trình có thu hút hay không tất cả đều phụ thuộc vào kịch bản chương trình

+ Setup địa điểm tổ chức: Đây là công việc thường được làm trước khi sự kiện diễn ra khoảng 1 đến 2 ngày để đảm bảo không gian tổ chức, các thiết bị âm thanh ánh sáng, sân khấu, backdrop, trang trí được hoàn thành.

+ Tổng duyệt các tiết mục trước giờ lên sân khấu: Giúp cho chương trình được diễn ra một cách suôn sẻ 

+ Tổ chức tiệc

Nếu doanh nghiệp không muốn tốn quá nhiều thời gian cho việc tổ chức tiệc tất niên, quý doanh nghiệp có thể tìm đến chúng tôi - Toàn Phát Travel, chúng tôi sẽ hoạch định và dự trù kế hoạch để buổi tết tất niên của quý doanh nghiệp được diễn ra một cách trọn vẹn và hoàn hảo.