Tiệc tất niên cuối năm hay còn gọi là Year End Party, là một bữa tiệc quan trọng và cần thiết cho mỗi công ty, doanh nghiệp. Vào cuối năm, các doanh nghiệp thường dành ra một khoản tiền lớn để tổ chức tất niên thật hoành tráng để tri ân những cố gắng nỗ lực của toàn nhân viên trong suốt năm qua.

1. Xác định mục đích, yếu tố và thành phần tham gia:

• Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty
• Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng
• Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp teambuilding, du lịch để vui chơi, giải trí
• Tiệc tất niên tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm
• Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner…

2. Xác định số lượng khách mời: 

Nếu không mặc định được số lượng khách tham dự. Thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình. Thiếu hụt ngân sách đã hoạch định. Chính vì thế cần cho nhân viên đăng ký tham gia từ trước. Khi diễn ra chương trình, chỉ những người có thư mời, hoặc có tên trong danh sách đăng ký mới được vào buổi lễ.

• Lập danh sách khách mời:
  • Danh sách khách VIP.
  • Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)
  • Danh sách khách mời dự bị.

3. Thời gian tổ chức: thường là ngày cuối cùng làm việc của công ty. Có một số nhân viên sẽ về quê, nên thời gian tổ chức thường sẽ rơi vào thời điểm 2-3 tuần trước tết ta. Chương trình tất niên thường diễn ra khoảng 120’ là vừa đủ.

4. Địa điểm tổ chức: 

Doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên và lựa chọn địa điểm trước 1 – 2 tháng, do thời điểm đó nhiều doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm. Thường có 2 loại:

• Tiệc trong nhà: trung tâm hội nghị, khách sạn 4 – 5 sao, nhà hàng, beer club, hồ bơi…
• Tiệc ngoài trời: khu du lịch sinh thái, nhà hàng sân vườn, bãi biển…

Địa điểm tổ chức tiệc tất niên, doanh nghiệp cần nên chú ý về vị trí thích hợp, không gian phù hợp, có bãi đỗ xe lớn, nhân viên của doanh nghiệp dễ di chuyển đến nơi tổ chức tiệc.

5. Xác định concept, mood & theme của tiệc:

• Màu sắc: Tuỳ vào ý tưởng chủ đề của buổi lễ mà có màu sắc tương ứng. Thông thường sẽ là màu đỏ tượng trưng cho ngày tết. Hoặc màu đen tạo sự sang trọng, lung linh dạ tiệc.
• Dress code: Màu sắc trang phục khách mời có thể được quy định theo chủ đề của sự kiện. Ví dụ như màu đen cho dạ tiệc; màu đỏ, đen cho vũ hội hoàng gia; hoặc cũng có thể là tiệc cosplay theo phong cách của doanh nghiệp…
• Sân khấu: Có thể trang trí như một chiếc xe buýt, một con tàu… Để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.
• Ánh đèn: Ánh sáng trắng và vàng để tạo sự ấm cúng, thân mật.
• Âm nhạc: Nhạc nhẹ nhàng, du dương như dạ tiệc. Hoặc sôi động như lễ hội liveshow âm nhạc…

6. Phần văn nghệ:

• Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
• Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
• Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất
• Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc…
• Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
• Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu)
• Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.

7. Lưu ý: Tiệc tất niên là một bữa tiệc lớn trong năm của doanh nghiệp vì thế doanh nghiệp nên chọn cho mình 1 đơn vị tổ chức có uy tín và chất lượng. Doanh nghiệp nên lưu ý về phần nhân sự, thiết bị - đạo cụ, ngân sách, bố trí khu vực chỗ ngồi: Chỗ ngồi cho khách VIP, ban đại biểu, khách tham dự , dựng sân khấu, thiết kế sân khấu, lắp đặt loa, đèn, màn hình LED, dựng backdrop, treo bandroll, photo booth, gallery…

8. Một số ý tưởng cho tiệc tất niên:

• Dạ tiệc Đen và Trắng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là những màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code buổi lễ.
• Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
• Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.
• Trở lại thanh xuân: Buổi tiệc sẽ là những mảng ký ức về thời thơ ấu của mọi người. Mọi khung cảnh đều được xưa hóa cùng những dresscode như thời bao cấp năm xưa.
• Color Party: Một bữa tiệc cuối năm đầy sắc màu với mỗi màu sắc đại diện cho từng tính cách khác nhau, nhưng lại hòa chung thành một tập thể vững mạnh. Dựa trên sự kiện Color Me Run bột màu hoặc Prisma màu dạ quang…

Toàn Phát Travel hân hạnh đồng hành cùng quý doanh nghiệp để tổ chức một đại tiệc tất niên khó quên.